| Tæt på videnskaben

Når afbureaukratisering virker

Tina Øllgaard Bentzen følger medarbejdere og ledere i Roskilde Kommune, der i fællesskab har ændret tilsynet i børnehaver og vuggestuer fra fjernkontrol til en integreret del af pædagogernes eget arbejde. Hendes forskning er en del af Roskilde Kommunes ambitioner om at høvle toppen af bureaukratiet og lave mere meningsfuld styring i alle forvaltninger.
bureaukrati
I 40 år har alle regeringer i Danmark uanset partifarve haft en ambition om at afbureakratisere. Foto: unsplash.com


Afbureaukratisering? God idé! Sådan har stort set alle politikere uanset partifarve gennem de seneste 40 år sagt. Alligevel er der langt imellem snapsene, når det kommer til resultaterne, pointerer Tina Øllgaard Bentzen, som er postdoc på Institut for Samfundsvidenskab og Erhverv på Roskilde Universitet og forsker i netop tillid og afbureaukratisering. Så hun ved også, hvorfor vi bakser med at afbureaukratisere:

»Det er en udbredt misforståelse, at afbureaukratisering bare handler om at fjerne regler. Mange tror, at der ligger bunkevis af ligegyldige regler, som man bare kan skovle væk. Man overser, at alle regler er blevet til ud fra en eller anden logik eller et behov. Når der fx er krav om at dokumentere medicinhåndtering, er det jo for at sikre, at borgerne får den rigtige medicin,« forklarer hun og tilføjer:

»Afbureaukratisering handler i højere grad om at forandre en kultur end om at fjerne styring.

Vi skal indrette styringen, så den rimer mere på den opgave, man er sat i verden for at løse. Så kommer der også medløb frem for modstand i organisationen,« forklarer Tina Øllgaard Bentzen.

»Når afbureaukratisering tager udgangspunkt lokalt fx i praksis i en børnehave, bliver det klart, hvad man bøvler med i hverdagen. Ofte bliver det også synligt, at en del af det bureaukrati, man synes, strammer, er selvpåført


Roskilde mener det alvorligt
Netop det drømmer mange offentlige organisationer om at komme i mål med. Roskilde Kommune har taget et meget konkret skridt og gjort afbureaukratisering til et fokusområde i alle kommunens forvaltninger i fire år. Tina Øllgaard Bentzen laver følgeforskning på processen, som Roskilde Kommune netop har midtvejsevalueret.

»Roskilde mener det her alvorligt. Politikerne har initieret det og bakker op,« siger hun.

Processen er organiseret ret forbilledligt, påpeger hun. Hver eneste mandag mødes repræsentanter fra alle forvaltninger og gør status på arbejdet med at afbureaukratisere.

»Det, at man mødes kontinuerligt og gør status, betyder, at der bliver holdt kog i processen. De forskellige forvaltninger griber det meget forskelligt an og i forskellige tempi. Men de faste fælles møder betyder, at alle bliver holdt til ilden og kan lade sig inspirere af hinandens arbejde,« siger Tina Øllgaard Bentzen.

Farvel til ligegyldige tilsyn
Forskeren har gennem to år særligt fulgt arbejdet med afbureaukratisering på børne- og ungeområdet i Roskilde. På dagtilbudsområdet stod det ret hurtigt klart, at det lovpligtige tilsyn med institutionerne var en af de konkrete ting, som både pædagoger, ledere og konsulenter gerne ville ændre og udvikle.

Der er et lovkrav om, at der skal være tilsyn med institutionerne, men der er ret stor metodefrihed til at bestemme, hvordan man vil organisere tilsynet. Og set med afbureaukratiseringsbrillerne gjorde det tilsynet særligt velegnet at arbejde med.

»Fornemmelsen var, at tilsynene var afkoblet medarbejdere og den pædagogiske praksis. Tilsynene kunne ikke rigtig bruges til nok i hverdagen eller i arbejdet med at udvikle pædagogikken. Og det var der bred opbakning fra både praksis og forvaltning til at gøre noget ved,« forklarer hun.

Derfor blev der nedsat en gruppe af tilsynskonsulenter og ledere og nogle medarbejdere fra en udvalgt håndfuld institutioner, som i løbet af et år lavede en ny model for tilsyn, som de også afprøvede som pilotprojekt i institutionerne.

»Grundideen er, at man har differentieret tilsynet, så alle institutioner ikke nødvendigvis får besøg af konsulenter fra forvaltningen, men nogle får peer-tilsyn – altså hvor institutioner kan lave tilsyn hos hinanden. Det betyder, at tilsynskonsulenterne kan være mere, hvor der er brug for dem. Kernen er, at man stadig har et tilsynssystem, men at det er tilpasset behovene i praksis,« forklarer Tina Øllgaard Bentzen.


Bider sig fast i bordet trods konflikter
Forløbet er ved at blive evalueret, men allerede nu er de positive gevinster tydelige.

»Mine kvalitative data viser, at processen har været virkelig givende for alle de involverede. De beskriver, at den indflydelse, de har fået, og den meningsfuldhed, de har skabt om tilsynene, har været enormt befordrende for tilliden og samarbejdet mellem institutionerne og dem, der sidder med tilsynet i forvaltningen,« forklarer hun.

Der har selvsagt ikke altid været enighed undervejs.

»Deltagerne har forskellige billeder af, hvad der virker, og hvad der er vigtigt. Men de har formået at blive i samarbejdsrummet - også når der har været konflikter. Dét at komme igennem svære knaster er med til at bygge tilliden op på tværs af styringskæden,« siger Tina Øllgaard Bentzen.

Medbestemmelse = gode ambassadører
Det nye dagtilbudstilsyn bliver nu rullet ud i større skala til kommunens øvrige institutioner.

»Den nye tilsynsmodel skaber ejerskab. De har formået at samarbejde på tværs af styringskæden om at lave et mere meningsfuldt styringsredskab. Og det er kernen i det begreb, jeg kalder samskabt styring,« forklarer Tina Øllgaard Bentzen.

Når den nye måde at lave tilsyn på skal spredes til alle Roskildes dagtilbud, er netop ejerskab fra pilot-institutionerne en kæmpe fordel, forklarer hun. Det stod fx klart på et af de informationsmøder for alle institutioner, som hun observerede.

»De mennesker, der har været med til at udvikle det nye tilsyn, er stærke ambassadører, som står på mål for den idé, som nu skal rulles ud og ud og leve, fordi de selv har været med til at udvikle den,« forklarer hun.

(artiklen fortsætter under faktaboksen)

Afbureaukratiseringens fire F’er

Tina Øllgaard Bentzen følger medarbejdere og ledere i Roskilde Kommune, der i fællesskab har ændret tilsynet i børnehaver og vuggestuer fra fjernkontrol til en integreret del af pædagogernes eget arbejde. Hendes forskning er en del af Roskilde Kommunes ambitioner om at høvle toppen af bureaukratiet og lave mere meningsfuld styring i alle forvaltninger.

1. FJERNE styring.
Den strategi, de fleste forbinder med afbureaukratisering. Man kan fjerne fx gamle bøvlede dokumentationskrav, som har udspillet deres rolle.

2. FORANDRE styring.
Ikke al styring kan fjernes, men man kan udvikle nye måder at styre på. Det gjorde Københavns Kommune fx, da de udskiftede sosu’ernes små, håndholdte computere med mere fleksible besøgsblokke.

3. FORANKRE styring.
Noget styring er lovkrav, som man ikke kan ændre lokalt. Så forankring kan fx handle om at informere bedre om, hvorfor styringen er der, uddanne bedre i et svært system eller lave mindre tilretninger.

4. FASTHOLDE styring.
En del styring giver faktisk mening og fungerer godt. Det kan i sig selv være motiverende at få øje på den styring, der er meningsfuld. Det kan fx være, når man dokumente- rer noget af hensyn til borgernes retssikkerhed.

 

Mere om forskeren

Tina Øllgaard Bentzen, 44 år, er postdoc ved Institut for Samfundsvidenskab og Erhverv på Roskilde Universitet, hvor hun forsker i tillid og offentlig styring og ledelse.

Hun er også en del af et stort forskningsprojekt om politisk ledelse. Hun bor i Holbæk sammen med sin mand og deres to børn på 10 og 11 år. Egentlig startede Tina Øllgaard Bentzen sin karriere som udviklingskonsulent i en kommune, men hun blev lokket til at skrive en ph.d.-afhandling.

I efteråret 2018 vandt Tina Øllgaard Bentzen forlaget Samfundslitteraturs særpris for arbejdet med sin kommende bog ’Afbureaukratisering – nye veje gennem samskabt styring'. Hun kalder den "min forbudte bog", fordi hun egentlig burde bruge tiden på at skrive forskningsartikler, men brænder for at formidle til en bredere målgruppe.