Whistleblowerordning

Whistleblowerordning kan anvendes af Roskilde Universitets ansatte. Ordningen kan også benyttes af universitetets bestyrelsesmedlemmer samt af eksterne samarbejdspartnere. For disse parter er det muligt at indberette oplysninger anonymt.

Studerende kan ikke indberette oplysninger til whistleblowerordningen på RUC, da studerende er ikke omfattet af lov om beskyttelse af whistleblowere. RUC arbejder på at finde en løsning, hvor de studerende også har mulighed at indberette til whistleblowerordningen. For nuværende henvises studerende til den fortrolige postkasse take-care@ruc.dk. 

Til whistleblowerordningen kan du indberette alle oplysninger om alvorlige forhold, der er af betydning for varetagelse af RUC’s opgaver. RUC’s whistleblowerenhed vil i hvert tilfælde foretage en konkret vurdering af, om indberetningen falder inden for ordningens anvendelsesområde.

Alvorlige forhold omfatter i almindelighed oplysninger om:

• strafbare forhold, fx overtrædelse af tavshedspligten, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri eller bestikkelse.
• grove eller gentagne overtrædelser af lovgivningen, fx forvaltningsloven, offentlighedsloven eller databeskyttelseslovgivningen.
• grove eller gentagne overtrædelser af forvaltningsretlige principper, fx undersøgelsesprincippet, lighedsgrundsætningen, saglighed eller proportionalitetsprincippet
• grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, fx grov chikane.
• seksuel chikane, fx enhver form for uønsket verbal, ikkeverbal eller fysisk adfærd med seksuelle undertoner, der har det formål eller den virkning at krænke en persons værdighed, navnlig ved at skabe et truende, fjendtligt, nedværdigende, ydmygende eller ubehageligt klima
• bevidst vildledning af eksempelvis samarbejdspartnere.

Drejer sagen sig om muligt brud på god videnskabelig praksis blandt universitets forskere, kan sagen i stedet indbringes for Roskilde Universitets Forskningsetiske Udvalg.

En indberetningen falder inden for ordningens anvendelsesområde, hvis den falder ind under de gældende regler om beskyttelse af whistleblowere i Danmark.

Hvad kan ikke indberettes til whistleblowerordningen?

Nogle forhold kan ikke indberettes, men de kan behandles fortroligt i andre fora. Det gælder ansættelsesforhold. Sådanne forhold skal i stedet behandles gennem de normale kanaler dvs. nærmeste leder, TR-tillidsrepræsentant eller HR. Utryghedsskabende henvendelser fra offentlighedenbehandles af AMR-Arbejdsmiljørepræsentanten.

Alle medarbejdere og studerende på RUC har også mulighed for at henvende sig til en særligt oprettet postkasse take-care@ruc.dk med mistanke eller viden om ulovlige forhold, uetisk eller ureglementeret adfærd, eller hvis man oplever eller har været udsat for krænkende handlinger. Krænkende handlinger er en samlet betegnelse for mobning, seksuel chikane og andre måder, som krænkelser kan forekomme på.

Postkassen er ikke anonym men fortrolig og administreres af RUC HR. Studerende og ansatte kan læse mere om take-care-postkassen på RUC's intranet:

• For studerende: Håndtering af krænkende handlinger
• For ansatte: Håndtering af krænkende handlinger

Advokatfirmaet Poul Schmith screener alle indberetninger, som foretages via whistleblowerordningen, og du får en kvittering for modtagelsen hurtigst muligt og senest inden for 7 dage.

Viser screeningen, at du som anmelder, eller det forhold du indberetter, ikke falder inden for whistleblowerordnings anvendelsesområde, så vil sagen ikke blive behandlet yderligere i RUC’s whistleblowerenhed. Du vil blive orienteret om dette, og du vil blive orienteret om muligheden for, at du evt. kan henvende dig til take-care@ruc.dk i stedet, hvis det er relevant.

Viser den indledende screening derimod, at det indberettede forhold er omfattet af whistleblowerordningen, så vil indberetningen blive undersøgt under hensyn til de omstændigheder, der foreligger. Undersøgelsen vil som udgangspunkt blive foretaget af RUC’s whistleblowerenhed.

Inden for tre måneder vil du modtage feedback om status for sagen, og du vil få at vide, hvilken form for opfølgning på indberetningen, der er foretaget.

Når indberetningen vedrører en navngiven person, så vil vedkommende blive underrettet om, at der er foretaget en indberetning i det omfang, lovgivningen stiller krav om det.

Underretningen foretages hurtigst muligt og senest 14 dage efter indberetningen. Underretningen kan dog udskydes eller helt udelades, hvis der er en betydelig risiko for, at underretningen bringer undersøgelsen af det indberettede eller muligheden for at fremskaffe de nødvendige beviser i fare.

Du kan frit vælge, om du vil foretage en indberetning til whistleblowerordningen anonymt eller angive dine personlige kontaktoplysninger. Indberetningssystemet logger hverken IP-adressen eller maskin-ID’et på den computer, som indberetningen foretages fra, og systemet anvender ikke cookies.

Hvis du yderligere vil sikre dig, at din indberetning er fuldt anonym og ikke registreres i RUC’ log og IT-systemer, så skal du foretage indberetningen fra en computer, som ikke er ejet af Roskilde Universitet eller koblet op på RUC’s netværk. Du skal også undgå at nævne oplysninger, som kan vise din identitet i selve indberetningen.

Vælger du at være anonym, får du mulighed for stadig at stå til rådighed for en eventuel videre undersøgelse af din indberetning. Hvis du siger ”ja” til dette, oprettes der en sikker og anonym postboks, hvor Roskilde Universitet kan tage kontakt til dig. RUC’s whistleblowerenhed opfordrer til, at du opretter en postboks, da det i nogle tilfælde kan være vanskeligt for Roskilde Universitet at gennemføre en undersøgelse uden supplerende oplysninger fra dig.

Hvis du vælger at tilkendegive din identitet i forbindelse med indberetningen, har RUC’s whistleblowerenhed stadig tavshedspligt om din identitet efter lov om beskyttelse af whistleblowere. Din identitet vil kun blive videregivet, hvis du udtrykkeligt giver dit samtykke til det. Din identitet kan dog videregives til offentlige myndigheder, f.eks. politi- eller anklagemyndighed, hvis det er nødvendigt for at stoppe det indberettede forhold eller at sikre berørte personers ret til et forsvar.

Lovgivningen omkring whistleblowerordningen sikrer dig, så du ikke kan mødes af repressalier, når du indberetter i god tro til whistleblowerordningen

Indberetningen til RUC’s whistleblowerordning foretages via hjemmesiden:

https://whistleblowersoftware.com/secure/9393f01e-c00b-4cb3-ac9b-547027e74344

Du finder et direkte link til indberetningen her.

Når du kommer ind på hjemmesiden, så vil du få oplysninger om hvilke forhold, der har betydning for vurdering af din indberetning.

Såfremt du ikke har behov for at være anonym kan du altid henvende dig til din nærmeste leder, tillidsrepræsentant, HR eller take-care@ruc.dk

RUC har etableret en whistleblowerenhed, der arbejder fortroligt med de indberettede sager.

Whistleblowerenheden på RUC består af HR, som kan delegere behandlingen af en konkret indberetning til udvalgte medarbejdere på RUC.

(Vedrører en indberetning imidlertid RUC’s vicedirektør for HR, vil Kammeradvokaten i stedet overlevere indberetningen til RUC’s vicedirektør for kommunikation, rektorsekretariat og forskningsservice.)

Det følger af lov om beskyttelse af whistleblowere § 27, at Roskilde Universitet mindst en gang årligt skal offentliggøre oplysninger om sin virksomhed efter whistleblowerloven.

Oplysninger om indberetninger siden lov om beskyttelse af whistleblowere trådte i kraft 17. december 2021 og frem til 31. december 2024 findes i oversigten herunder.
 

Modtagne indberetninger

År og antal

• 2024: 1
• 2023: 2
• 2022: 1
   

Indberetninger omfattet af whistleblowerloven    

År og antal

• 2024: 1
• 2023: 2
• 2022: 1
   

Afviste indberetninger

År og antal

• 2024: 0
• 2023: 0
• 2022: 0