It-skandaler kunne måske være undgået

Skandalerne omkring store offentlige it-projekter som Amanda og Polsag synes nærmest forudsigelige, mener professor Jesper Simonsen, Institut for Kommunikation, Virksomhed og Informationsteknologier på RUC.

Han har i otte år forsket i effektdrevet it-udvikling og mener, at brugerne skal involveres fra start i udviklingen af nye it-systemer, så alle parter fra start har fokus på udbyttet af det nye system.

»Når der bliver udarbejdet en kontrakt omkring et it-system mellem en offentlig udbyder og en leverandør af it-løsninger, afleverer udbyderen en kravspecifikation: ”Vores system skal se sådan ud”.Så arbejder leverandøren på en løsning, man afleverer – og så skal kunden implementere systemet og sørge for, at medarbejderne får gavn af at bruge det. Og så er det, det ofte viser sig ikke at være hensigtsmæssigt for brugerne,« siger Jesper Simonsen.

Sådan gik det fx med Politiets it-system, Polsag.

»Det har kostet 500 mio. at udvikle og er netop blevet skrottet, fordi politibetjentene ikke kunne bruge det. Leverandøren, CSC, leverede det ønskede produkt, i forhold til kravspecifikationen. Men da systemet blev taget i anvendelse hos Politiet på Bornholm, gik betjentene ned med stress, fordi systemet var ineffektivt og tidskrævende. Havde der været fokus på den fremtidige anvendelse og de effekter, brugerne skulle opnå med systemet, kunne man bedre have udviklet et system på brugernes præmisser – der virkede,« forklarer Jesper Simonsen.

Han har siden 2004 arbejdet med effektdrevet it-udvikling som et ledelsesinstrument til at sikre, at udviklingen af it-systemer er brugerdrevet – primært med fokus på sundhedsvæsnet, hvor sager omkring eksempelvis elektronisk patientjournal har fyldt en del i medierne. Nu er han med til at starte universitets nye satsningsområde, Designing Human Technologies.
 

Betaling, når det virker

»Vores tanke er, at vi er nødt til at lave en ny samarbejdsmodel, hvor leverandøren er kontraktligt bundet til at sikre, at systemet rent faktisk virker og skaber effekt hos kunden – og også gerne at de først får penge, eller dele af betalingen, når effekten af at anvende systemet har vist sig. På den måde giver man leverandøren incitament til at inddrage brugerne helt fra start i udviklingsprocessen og gennem hele projektet styre efter, at de får konkret og brugbar nytteværdi af at bruge systemet i deres daglige arbejde. Det skal være brugerne og ikke teknikerne, der fra start definerer løsningen. Og her taler vi ikke om tekniske kravspecifikationer men om hvilke resultater og effekter, man ønsker at opnå ved at anvende det pågældende værktøj,« forklarer Jesper Simonsen og fortsætter:

»Kommunerne og institutionerne, der har købt et nyt it-system, er jo ikke eksperter i implementering og ibrugtagning af it-systemer: Det er jo ikke noget de gør særlig tit. Det er leverandørerne derimod: De leverer deres system til mange kunder. Derfor bør man skrive ind i kontrakterne, at leverandørerne også får ansvar for at implementere systemet, igangsætte brugen af det, hjælpe til med at ændre procedurer og forretningsgange, og dermed sikre, at systemet fungerer og brugerne kan arbejde med systemet og opnå de konkrete fordele, de har brug for i deres arbejde. Det har leverandørerne en åbenlys interesse i, bl.a. fordi de så kan få del i den gevinst, som kunden opnår ved at bruge systemet. Og kunderne har også en interesse i at betale for de opnåede effekter frem for teknikken. Der er således tale om en ”win-win” situation.«

CSC Scandihealth, Imatis og flere regioner samarbejder allerede nu med Jesper Simonsens forskningsgruppe, og KMD og Kommunernes Landsforening har også meldt sig på banen som samarbejdspartnere. I første omgang ønsker man at afprøve en sådan kontrakt i én konkret kommune, og den kommune er KL ved at finde frem til nu.
 

Forsker i effekten af ny sundheds-it

Jesper Simonsens forskningsgruppe forsker i effekten af implementeringen af ny teknologi. I forbindelse med indførelsen af elektroniske oversigtstavler i Region Sjællands akutmodtagelser udstyrede Jesper Simonsens forskningsgruppe alle de læger og sygeplejersker, der ønskede at deltage i projektet – og det var næsten alle – med en såkaldt ”tag”, der gjorde det muligt at følge dem på stuerne og i modtagelsen. Det viste sig, effekten af den ny teknologi var stor blandt sygeplejerskerne: På Holbæk Sygehus akutmodtagelse brugte de i gennemsnit 44 minutter mere dagligt sammen med patienterne, efter de havde fået systemet. Effekten var derimod meget mindre for lægerne – hvilket overraskede de erfarne og ledende læger.

»Det viste sig, at det handler om den måde, vi organiserer akutmodtagelserne på i Danmark, hvor lægernes turnusordning gør, at der er mange yngre læger på akutmodtagelsen som del af deres uddannelsesforløb. I Danmark lader vi de unge reservelæger løse en lang række opgaver selv, og det kan de også. Men de har alligevel ofte brug for at konsultere en kollega, og det løste den teknologi, de havde til rådighed, ikke. Så de forlod stadig patienten for at konferere, forklarer Jesper Simonsen, der mener, at det kunne være en mulighed at se nærmere på et system, der yder mere beslutningsstøtte målrettet til nyuddannede læger.

AMANDA OG POLSAG

It-systemet Amanda, der skulle give de ansatte i Arbejdsformidlingerne og A-kasserne lettere adgang til data om ledige, endte i 2007 med at få den lidet flatterende titel "Danmarks største it-skandale" efter en afstemning i bladet Computerworld.

Arbejdet med Amanda blev startet af arbejdsmarkedsstyrelsen i 1996, men systemet blev forsinket og viste sig så besværligt, fejlbehæftet og tidskrævende i brug, at det blev endeligt skrottet i 2008. Ifølge fagforeningen Prosa endte Amanda med at koste en milliard kroner - mere end tre gange det budgetterede.

Politiets landsdækkende sagsbehandlingssystem, Polsag, måtte i februar i år stoppes af regeringen efter otte års arbejde og udgifter på en halv milliard kroner og en budgetoverskridelse på langt over 100 procent. Heller ikke dette system kom nogensinde til at fungere, og efter Politiet på Bornholm havde arbejdet med systemet i et år - og en ekstern konsulentgruppe i et halvt år havde evalueret systemet - vurderede konsulentgruppen, at systemet aldrig ville komme til at fungere optimalt, og man anbefalede derfor at droppe systemet helt.